マニュアルのテンプレート7種｜業務マニュアルの型と見本

業務マニュアルのテンプレート

① 業務マニュアル（部署の1冊）の型

部署の業務を1冊にまとめるときの構成です。 最初に表紙・改訂履歴・目次・はじめにを置き、業務ごとの手順の章を並べ、最後に困ったときに見るページを置きます。 業務ごとの手順の章には、②の「1業務1ページ」を1業務ずつ入れていきます。

【表紙】
（部署名）業務マニュアル
対象：（読む人）　版：（1.0）　最終更新日：（年月日）
管理者：（直す担当の部署・役割）

【改訂履歴】
版｜更新日｜変えた内容｜変えた人

【目次】
1. はじめに
   1-1 このマニュアルの目的
   1-2 読む人と使う場面
   1-3 直したいところを見つけたとき
2. 業務の全体像
   2-1 業務の一覧（業務名・頻度・担当・手順のページ）
   2-2 1日（1か月・1年）の流れ
3. 業務ごとの手順（1業務1ページ）
   3-1 （業務名）
   3-2 （業務名）
4. 判断に迷うとき
5. 用語集
6. 問い合わせ先・関連資料

「1-3 直したいところを見つけたとき」には、内容が古い・分かりにくいと気づいた人が、誰にどう伝えればよいかを書きます。 「2-1 業務の一覧」は、どの業務が何ページにあるかを示す表で、読む人が自分の探している業務にすぐたどり着くために置きます。

見本：お客様窓口の業務マニュアル（表紙と目次）

【表紙】
カスタマーサポート課 業務マニュアル
対象：窓口当番に入る課員（新しく配属された人を含む）
版：1.2　最終更新日：2026年11月
管理者：カスタマーサポート課リーダー

【目次】
1. はじめに
   1-1 窓口の役割と、このマニュアルの目的
   1-2 読む人と使う場面
   1-3 直したいところを見つけたとき
2. 窓口の業務の全体像
   2-1 業務の一覧
   2-2 1日の流れ
3. 業務ごとの手順
   3-1 問い合わせメールの一次対応
   3-2 電話での問い合わせの受付
   3-3 返品・交換の受付
   3-4 対応記録の月次の集計
4. 判断に迷うとき
   4-1 返金や解約の申し出
   4-2 個人情報が書かれていたとき
5. 用語集
6. 問い合わせ先・関連資料

② 1業務1ページの型

1つの業務のやり方を、1ページに収める型です。 ①の「3. 業務ごとの手順」に入れる1業務分にもなり、これだけで1つのマニュアルとしても使えます。

（業務名）マニュアル
作成部署：　最終更新日：　版：

1. 目的：この業務で何を達成するか
2. 担当とタイミング：誰が、いつ（頻度・時刻・期限）行うか
3. 使うもの：システム、ファイル、道具、ひな形
4. 手順：1つの番号に1つの動作
5. 判断に迷うとき：こんなとき → こうする
6. 完了の確認：何ができたら終わりか
7. 困ったとき：相談する人と連絡の方法
8. 関連資料：ひな形、規程、ほかの手順書の置き場所
改訂履歴：版、日付、変えた内容

手順の欄には、ふだんの流れだけを書きます。 いつもと違うことが起きたときの対応は「5. 判断に迷うとき」に分けて書くと、手順の欄を簡潔に保てます。

見本：問い合わせメールの一次対応

①の見本の「3-1」に当たるページです。 後半の「見本のマニュアルを動画にする」では、この見本をもとにNoLangで作った説明の動画を紹介しています。

目的別のマニュアルのテンプレート

③ 操作マニュアル（システム・ツール）の型

システムやツールの操作を、1つの画面を1枚のスライドにして説明する型です。 画面の画像と、押すボタン、入力する値を同じスライドに並べるので、PowerPointやGoogleスライドに向いています。

【1枚目：表紙】
（システム名）で（すること）
対象：（読む人）　最終更新日：　画面：（年月）時点

【2枚目：操作の流れ】
（画面1）→（画面2）→（画面3）→ 完了

【3枚目から：1画面1枚】
見出し：手順の番号と、この画面ですること
画面の画像：押すボタンや入力欄を枠で囲む
操作：押すボタン・選ぶ項目の名前（画面の表示のとおり）
入力する値：何を、どの形式で入れるか
確認：次に何が表示されればよいか

【最後の1枚：うまくいかないとき】
表示されるメッセージ → 考えられる理由 → すること
問い合わせ先

ボタンや項目の名前は、画面に表示されているとおりに書きます。 画面が変わったときに直す場所が分かるように、表紙に「何年何月時点の画面か」を書いておきます。

見本：会議室の予約システムで会議室を予約する

実際のスライドでは、3〜6枚目に画面の画像を入れ、押すボタンを枠で囲みます。 スライドごとに同じ位置へ見出し・画像・操作・確認を置くと、読む人が目で追う場所が毎回同じになります。

④ チェックリストの型

開店・閉店の準備や、機器の点検など、毎日・毎回同じことを確かめる業務の型です。 1行に1つの確認項目を書き、確認した人が印を付けていきます。 行と列で管理するので、ExcelやGoogleスプレッドシートに向いています。

（チェックリスト名）　日付：　担当：　確認者：

No.｜時刻｜確認する項目｜確認の基準（何を見ればよいか）｜チェック
1｜｜｜｜□
2｜｜｜｜□

基準に合わないとき：（すること・連絡先）

「確認の基準」には、何を見れば「できた」と言えるかを書きます。 「レジを準備する」だけでは人によって確かめる中身が変わるので、「レジの画面に日付と担当者の名前が出ている」のように、目で見て分かる状態で書きます。

見本：雑貨店の開店準備（10時開店）

基準に合わないときは、表の下に書いた対応に従います。 この見本では「つり銭が合わないときは、もう一度数え、それでも合わなければ店長に電話する」「警備が解除できないときは、警備会社の番号に電話する」と書いています。

⑤ 接客マニュアルの型

お客様への対応を、場面ごとに「言うこと」と「すること」に分けて書く型です。 新しく入った人が、どの場面で何を言い、どう動けばよいかを1行で確かめられます。

（接客の場面）マニュアル　対象：　最終更新日：

場面｜言うこと｜すること｜気をつけること
（場面1）｜｜｜
（場面2）｜｜｜

責任者を呼ぶとき：（どんなときに、誰を呼ぶか）

「言うこと」は、そのまま声に出せる言葉で書きます。 言い回しを細かく決めすぎると、お客様に合わせた言葉が出にくくなるので、必ず伝えることだけを決めておき、それ以外の言い回しはその場に合わせる書き方もできます。

見本：飲食店の来店から席への案内

責任者（その日の店長）を呼ぶのは、席の希望に応えられないとき、予約の行き違いがあったとき、具合の悪そうなお客様がいるときです。 この3つは表の下に「責任者を呼ぶとき」として書いておきます。

⑥ 引き継ぎ書の型

異動や休職で担当が交代するときに、次の担当へ渡す型です。 業務のやり方そのものは、②の「1業務1ページ」の置き場所を書いて渡し、引き継ぎ書には「今どうなっているか」と「誰に何を頼むか」を書きます。

引き継ぎ書（担当する業務）
前の担当：　次の担当：　引き継ぎ日：

1. 業務の一覧：業務｜頻度・期限｜手順書の置き場所｜次の予定
2. 進行中の案件：案件｜今の状況｜次にすること｜期限
3. 関係する人：部署・役割｜何を頼む（頼まれる）相手か｜連絡の方法
4. ファイルとシステム：名前｜置き場所｜使う権限の申請先
5. 気をつけること：毎月・毎年の決まった時期にあること、これまでの行き違い
6. 引き継ぎの後に相談できる人と期間

パスワードは引き継ぎ書に書かず、「使う権限の申請先」を書いて、次の担当が自分の権限で使えるようにします。

見本：営業事務の担当の引き継ぎ

この見本では、ほかに「3. 関係する人」として営業部（見積もりの依頼が来る）、物流チーム（出荷日を確かめる）、経理部（請求書を回す）を挙げています。 「5. 気をつけること」には、「月末は注文が増えるので、15時を過ぎた注文は次の日の入力になることを、月の半ばに営業部へ伝えておく」と書いています。

⑦ よくある質問（FAQ）集の型

同じことを何度も聞かれる業務で、質問と答えを1行ずつためていく型です。 「分類」で並べ替えたり絞り込んだりできるように、ExcelやGoogleスプレッドシートで作ると探しやすくなります。

（分類）よくある質問　管理部署：　最終更新日：

No.｜分類｜質問（聞かれたときの言葉のまま）｜答え（すること）｜関連資料｜更新日

「質問」の欄は、聞かれたときの言葉のまま書きます。 読む人は自分の言葉で探すので、「パスワードの再設定」のように担当者の言葉に言い換えると、見つけてもらえなくなるからです。

見本：社内のPC・アカウントの質問

製造や物流の現場の作業手順書（作業の手順と急所、安全の注意を書く文書）は、手順書の作り方で記載項目とフォーマットを紹介しています。

テンプレートをWord・Excel・PowerPoint・Googleドキュメントで使う

形式ごとに、型を貼ってから整えること

この記事の型は、どれも文字だけで書いてあるので、Word・Excel・PowerPoint・Googleドキュメントのどれにも貼り付けて使えます。 貼り付けたあとは、形式ごとに次のように整えます。

ExcelとWordでの具体的な操作（見出しと目次、写真の入れ方、印刷やPDFでの保存）は、エクセルとワードでマニュアルを作成する方法で説明しています。

整えた型は、自社のテンプレートとして保存しておくと、毎回同じ形で書き始められます。

ファイルのテンプレートを探す

デザインの整ったファイルのテンプレートから始めたいときは、ふだん使っているツールのテンプレートを探します。 ツールによって、無料で使えるものと有料のものがあります。

配布されているテンプレートを使うときも、次の章の3つの欄があるかを確かめ、なければ足します。

テンプレートを使う前に確かめること

テンプレートは、欄を全部埋めるためのものではなく、読む人に必要な情報をそろえるためのものです。 自社のテンプレートを決めるとき、配布されているテンプレートを使うときは、次の点を確かめます。

部署やチームで使うテンプレートは1つにそろえ、置き場所も1か所に決めておくと、誰が書いても同じ場所に同じ順で情報が並びます。 型に書き込む文の書き方（1つの番号に1つの動作を書く、量や時間は数字で書く、など）と、マニュアルを作る順番は、マニュアル作成の手順とコツで説明しています。

見本のマニュアルを動画にする

見本を動画にした例

②の見本（問い合わせメールの一次対応）をもとに、NoLangで作った新人の窓口担当向けの説明動画です。 見本の目的、担当とタイミング、使うもの、6つの手順を、届いたメールを1通処理する流れで順に見せています。 判断に迷う4つのケースは、「あなたならどうする？」と問いかけてから答えを示し、最後に完了の条件と相談先、関連資料の置き場所をまとめています。

「このテンプレートで作る」から開くNoLangのホームでは、この動画をお手本にして、自分の業務の動画を作れます。 入力欄には、②の型で書いた自分の業務の1業務1ページの内容を入れます。

手元のマニュアル（PDF・PowerPoint）から動画を作る

テンプレートで書いたマニュアルは、PDFかPowerPointのファイルにすると、NoLangの「資料から作成」で説明の動画にできます。 WordやExcelで作ったものはPDFで保存し、Googleドキュメントで作ったものは［ファイル］→［ダウンロード］でPDFを選び、Notionで作ったものはPDFで書き出します。 ③の操作マニュアルをPowerPointで作った場合は、PowerPointのファイル（PPTX）のまま使えます。

NoLangのホームで「資料から作成」を選ぶと、「3ステップで資料から動画を作成」の画面が開きます。

「資料から作成」を開いた画面です。 赤枠の欄に、マニュアルのファイルをドラッグ＆ドロップします。

PDFから動画を作る機能の詳しい説明はPDFを動画にするAIで、動画マニュアルの種類と作り方は動画マニュアルの作り方で紹介しています。

部署の業務マニュアルを整えている会社なら、テンプレートで書いたマニュアルから説明の動画を作り、新しく入った人や異動してきた人に、同じ説明を届けられます。 会社での使い方をまとめた資料は下のボタンからダウンロードできます。部署でのマニュアルの動画化を相談したいときは、お問い合わせのフォームを使ってください。