新人を育てるのが上手い人がしていること｜新人教育がしんどい・自分の仕事ができないときの対処

自分の仕事と両立するためにできること

自分の仕事ができないと感じたら、まず、教えることにどれだけ時間を使っているかを見えるようにします。 そのうえで、資料などに任せて減らせる説明を見つけ、教える時間は予定に入れて確保します。

1. 1週間、教えた時間と内容を書き出す

1週間だけ、新人に教えた時間と内容をメモに残します。 書く項目は次の3つで足ります。

• 時間（例：10:00〜10:20）
• 内容（例：勤怠の打刻の直し方を説明した）
• 種類（初めて教えたこと／前にも説明したこと／質問に答えたこと）

1週間分をまとめると、何度も説明している内容と、教えることに使っている時間が分かります。

この例なら、交通費や勤怠のように答えが決まっている質問は、資料と動画に任せられます。 メールの確認や新しい作業の練習は、新人の様子を見ながら教えることなので、そばで教える時間として残します。 この記録は、上司に相談するときの材料にもなります。

2. 教える時間と、質問を受ける時間を予定に入れる

教えることを、空いたときにする仕事ではなく、予定表に入れる仕事として扱います。

• 新しい作業を教える時間は、1日のうち決まった枠（例：午後の1時間）にまとめる。
• 急ぎでない質問は、決まった時間（例：11時と16時）にまとめて受ける。それまでの質問は、新人にメモしておいてもらう。
• 自分の仕事に集中する時間を作り、その間の質問の受け先（隣の席の先輩など）を決めておく。

お客様を待たせているときや、ミスに気づいたときは、時間を待たずにすぐ聞いてよいと伝えておきます。

3. 新人に任せる仕事を先に決める

新人が横で見ているだけの時間が長いと、教育係は自分の作業を止めて説明し続けることになります。 一人でできるようになった作業は新人に任せ、終わった後に確かめる時間を決めます。 自分の仕事の中から、新人の練習になる作業（資料の数字の確認、決まった形のメールの下書きなど）を切り出して任せるのも一つの方法です。

4. 自分の仕事の締め切りは、上司と調整する

教える期間は、自分の仕事のどれかが遅れる前提で、締め切りや担当を上司と調整します。 休憩時間や残業で取り戻し続けると、教える側が先に疲れてしまいます。 頼み方は、次の「OJTの余裕がない職場で、上司と分担する」で説明します。

5. 同じ説明は、資料と動画にする

記録で何度も出てきた説明は、答えを1つの資料にまとめ、動画にして先に見てもらいます。 作り方は、この記事の後半の「繰り返す説明を資料と動画にして、教える時間を空ける」で説明します。

OJTの余裕がない職場で、上司と分担する

教える仕事が一人に集まり、ほかの仕事の量がそのままだと、どれだけ工夫しても時間は足りません。 教える仕事を職場の仕事として扱ってもらえるよう、上司に相談します。

上司に相談するときに伝える4つのこと

「忙しくて教えられません」とだけ伝えると、上司も何を変えればよいか判断できません。 次の4つを具体的に伝えます。

1. 教えることに使っている時間。 1週間の記録から、合計の時間を出します。
2. 自分の仕事への影響。 遅れている仕事と、遅れそうな締め切りを挙げます。
3. 頼みたいこと。 締め切りを延ばす、仕事の一部をほかの人に移す、教える仕事の一部をほかの人に頼む、などです。
4. 期間。 いつまでこの状態が続くかを伝えます（例：新人が一人で見積書を作れるようになる来月末まで）。

相談するときの文例です。

〇〇さんの教育について、相談させてください。
この1週間で、教えることに5時間半ほど使っていて、
△△の資料の作成が遅れています。
来月末までは、同じくらい時間がかかりそうです。
△△の締め切りを1週間延ばすか、
□□の作業をほかの方にお願いできないでしょうか。
手続きの説明は、資料と動画にまとめて先に見てもらいます。

最後の行のように、教える時間を減らすために自分で進めることも添えると、上司も判断しやすくなります。

教える仕事の分け方

教える仕事は、役割ごとに分けると頼みやすくなります。

職場で決めておくこと

上司と次のことを決め、職場の人にも伝えておくと、教育係が一人で抱え込まずに済みます。

• 教える期間と、その間の教育係の仕事の量
• 新人がいつまでに、何をできるようになればよいか（ゴール）
• 教育係がいないときの、質問の受け先
• 教えた時間の扱い（教育係の仕事として評価や目標に入れるか）

ストレスをためないための考え方

しんどさを減らすには、職場の仕組みのほかに、新人教育の捉え方を変えることも役立ちます。 次の4つを意識すると、一人で抱え込みにくくなります。

• 一度で覚えてもらう前提にしない。 新しい職場では覚えることが多く、新人が同じことを何度か聞くのは自然なことです。2回目からは、資料や動画を見てもらえばよいと考えます。
• うまくいかないときは、性格ではなく手順と伝え方を見る。 どの手順で止まったか、説明に社内の言葉や略語がなかったかを確かめます。
• 完璧な教育係を目指さない。 分からないことは「調べてから答えます」と言ってよく、ほかの人に答えてもらってもかまいません。
• できるようになったことを書き出す。 新人が一人でできるようになった作業を書き出すと、教えた成果が見え、上司への報告にも使えます。

つらさが続くときは、早めに相談する

眠れない、食欲がない、休みの日も仕事のことが頭から離れない、といった状態が続くときは、一人で抱えずに相談してください。 社内では、上司や人事の担当者、会社に産業医や保健師がいればその人に相談できます。 社外では、厚生労働省の働く人のメンタルヘルス・ポータルサイトこころの耳で、メンタルヘルスの悩みを電話、SNS、メールで相談できます。

この記事は、心身の不調への医療的な助言に代わるものではありません。 体調に不安があるときは、医療機関や専門家に相談してください。

新人を育てるのが上手い人がしていること

新人を育てるのが上手い人には、教え方と、教えるための準備に共通点があります。 しんどくなりやすいやり方と比べると、次のとおりです。

上手い人は、一人で全部教えない

表の右側のやり方は、教える人の時間を多く使い、新人にとっても分かりにくくなります。 左側のやり方は、新人が育ちやすくなるだけでなく、教える人の時間を守ることにもつながります。

書いたものや動画で伝えられることはそれに任せ、そばにいる時間は、新人の練習を見ることと、相手に合わせて説明を変えることに使います。 教える内容を職場でそろえておけば、ほかの人も同じように教えられるので、教育係が休んだり忙しかったりしても、新人教育が止まりません。

ゴールの決め方とOJTの計画表、教え方のコツは、新人教育の進め方とOJTのやり方で詳しく説明しています。

繰り返す説明を資料と動画にして、教える時間を空ける

1週間の記録で何度も出てきた説明は、答えを資料にまとめ、動画にして新人に先に見てもらいます。 同じ説明をする時間が減り、その分を新人の練習を見る時間や、自分の仕事に回せます。

資料と動画に任せることと、そばで教えること

資料と動画に向いているのは、答えが決まっていて、誰が説明しても同じになることです。

• 休みや遅刻の連絡、勤怠、経費などの社内の手続き
• 毎回同じ順番で説明している作業の手順
• 配属前に知っておいてほしい職場の基本

一方で、相手や状況に合わせて判断すること、お客様や取引先とのやり取りの練習、新人がやってみた作業の確認は、そばで教えます。

よく聞かれる質問を、資料と動画にする手順

1. 聞かれた質問を集める。 1週間の記録から、答えが決まっている質問を選びます。ほかの先輩にも、新人からよく聞かれる質問を教えてもらいます。
2. 答えを1つの資料にまとめる。 1つの質問に1ページを使い、質問、答え、手続きの場所や相手を書きます。社内の言葉や略語には説明を足します。手順が長いものは、手順書の作り方を参考に手順書にします。
3. 資料から動画を作る。 NoLangのホームで「資料から作成」を押し、資料（PDFかPowerPoint）をアップロードして、テンプレートを選び、指示を入力して動画を生成します。
4. 新人に先に見てもらう。 配属の初日など、質問が来る前に見てもらい、見る時間も予定に入れます。動画のページの「その他」から共有リンクを発行して、新人に送れます。
5. 聞かれたら資料に足す。 新しく聞かれた質問や、内容が変わった手続きは資料に足して直し、動画を作り直します。

NoLangで作った「新人によく聞かれる質問」の動画の例

架空の会社の教育係と総務部がまとめた「新人によく聞かれる質問と答え（社内の手続き編）」の資料（PDF、10ページ）をもとに、NoLangで作った約2分40秒の動画です。 「これって、誰に聞けばいいんだろう？」と迷う新人の場面から始まり、資料の表紙と7つの質問の一覧を見せてから、体調不良で休むとき、遅刻しそうなとき、勤怠の打刻を忘れたときなどの質問に順に答えます。 質問ごとに答えの手順を1つずつ示し、交通費の申請の期限や質問の時間など、覚えておくことを強調します。 最後に、資料にないことは教育係に聞くこと、新しく聞かれた質問は資料に足していくことを伝えて締めています。

新人によく聞かれる質問と答え（社内の手続き編）

添付した「新人によく聞かれる質問と答え」の資料をもとに、配属されたばかりの新人向けの説明動画にして。 7つの質問に順に、答えの手順を1つずつ見せながら答えて。

このテンプレートで作る

「このテンプレートで作る」を押すと、NoLangのホームでこの動画がお手本としてセットされた状態で開きます。 入力欄に自分の職場の質問と答えを書くか、まとめた資料のファイルを添付して生成すると、同じ形式のまま、内容を変えた動画を作れます。

業務の手順を動画マニュアルにする方法は、動画マニュアルの作り方で説明しています。

新人教育の資料や社内の手続きの案内は、NoLangにアップロードすると、ナレーション付きの説明動画にできます。 新人研修などで使う研修動画の事例は、法人向けの研修動画のページにまとめています。 会社での使い方はお問い合わせから相談でき、詳しい資料は下のボタンから請求できます。